Matlu-klusterin käyttösäännöt

Hyväksytty klusterikokouksessa 2.6.2014

1§ Määräysala

Nämä säännöt koskevat Domus Gaudiumin klusteritila Christina Reginan
(myöhemmin klusteri) käyttöä. Ne täydentävät Helsingin yliopiston
ylioppilaskunnan (myöhemmin HYY) asettamia käyttösääntöjä.
Leppätalokomitea voi antaa tarkempia määräyksiä käyttösääntöjen
soveltamisesta.

2§ Klusterin järjestöt

Klusteria saavat käyttää järjestöt, joilla on HYYn kanssa voimassa
oleva klusterin tilankäyttösopimus (myöhemmin järjestöt). Klusterin
käyttöä koordinoi Helsingin yliopiston matemaattis-
luonnontieteellisten opiskelijajärjestöjen yhteistyöjärjestö Matlu ry
(myöhemmin Matlu).

3§ Sääntöjen muuttaminen

Näitä käyttösääntöjä voidaan muuttaa 3/4 enemmistöllä
klusterikokouksessa. Sääntöjen muuttamisesta on mainittava
kokouskutsussa.


Tilat ja niiden käyttö
----------------------

4§ Klusterin käyttäjät

Klusteri on tarkoitettu kaikille järjestöjen jäsenille. Klusteria
käytettäessä on aina oltava paikalla kulkuoikeudellinen henkilö.
Kulkuoikeudella tarkoitetaan mukana olevaa kulkuavainta, jolla
tiloihin pääsee sisään kyseisenä ajankohtana.

Tyhjälle klusterille saavuttaessa on tarkistettava tilat ja
ilmoitettava mahdollisista puutteista tai sotkuista Leppätalokomitean
sähköpostilistalle.

Leppätalokomitea voi halutessaan myöntää järjestölle luvan kutsua
ulkopuolisia tahoja klusterille. Tällöin kutsuva järjestö on vastuussa
vieraistaan ja paikalla on oltava vähintään yksi kulkuoikeudellinen
henkilö vastaamassa. Järjestö voi erityisestä syystä antaa
ulkopuolisen tahon käyttää klusteria nimissään. Mahdolliset
ulkopuolisesta käytöstä saadut korvaukset tulee käyttää klusterin
hyväksi.

5§ Kokoushuone

Kokoushuone on etupäässä kokouskäyttöön tarkoitettu tila, jonka käyttö
edellyttää varausta. Kokoushuone tulee varata viimeistään tilaisuuden
alkaessa. Kokoushuoneen siisteyteen on kiinnitettävä erityistä
huomiota.

6§ Kerhohuone

Kerhohuone on monenlaisiin tilaisuuksiin soveltuva tila, joka on
vapaasti käytettävissä varausten ulkopuolella. Kerhohuone tulee varata
viimeistään 24 tuntia ennen tilaisuutta. Jos tilaisuus ei ole avoin
kaikille järjestöjen jäsenille, on tästä ilmoitettava
varauskalenterissa.

7§ Oleskelutila

Oleskelutila on järjestöjen jäsenten vapaasti käytettävissä oleva
tila. Leppätalokomitean kokous voi erityisestä syystä myöntää
järjestölle oikeuden varata oleskelutila tai koko klusteri käyttöönsä.
Oleskelutilan avoin varaus kalenterissa ei edellytä komitean
hyväksyntää. Tällöin varausmerkintä on ensisijaisesti
ilmoitusluontoinen.

8§ Säilytys- ja varastotilat

Jokaisella järjestöllä on oikeus kiinteään kaappiin klusterilla.
Kerhohuoneen ja oleskelutilan kaapit ja hyllyt on tarkoitettu
yhteiskäytössä oleville tavaroille. Suuri varastotila on tarkoitettu
etupäässä lainattaville ja muille yleishyödyllisille tavaroille. Pieni
varastotila on Matlun käytössä. Muu tavaroiden varastointi klusterilla
on sallittua vain väliaikaisesti klusterin käyttöä häiritsemättä.

9§ Yökäyttö

Yökäytöksi lasketaan klusteritiloissa oleskelu välillä 00.00 - 07.00,
ellei Leppätalokomitea ole muutoin määrännyt. Yökäytön alkaessa
jokaisen paikalla olevan järjestön on otettava yökäyttövastuu, ellei
toinen järjestö ota heistä vastuuta. Yökäytön aikana klusterille
saapuvat kulkuoikeudelliset henkilöt ottavat yökäyttövastuun
seurueestaan, jos yökäyttövastuussa oleva näin velvoittaa.

Yökäytöstä on vastuuhenkilön lähetettävä sähköpostiviesti klusterin
avaimellisten sähköpostilistalle. Kun järjestö poistuu, tai
vastuuhenkilö vaihtuu, on myös tästä lähetettävä sähköpostiviesti
klusterin avaimellisten sähköpostilistalle.

10§ Yökäytön vastuuhenkilö

Yökäytön vastuuhenkilö on henkilö, joka on klusterin avaimellisten
sähköpostilistalle ilmoittanut ottavansa yökäyttövastuun.
Vastuuhenkilöitä on yökäytön aikana toteltava. Vastuuhenkilöllä on
oikeus poistaa asiattomasti käyttäytyvä henkilö klusterilta.

Vastuuhenkilöiden on pidettävä klusteri kunnossa ja ylläpidettävä
järjestystä. Mikäli heidän vastuunsa aikana syntyy sotkua, jota ei
illan aikana siivota, vastuuhenkilöt vastaavat klusterin siivoamisesta
viimeistään seuraavana päivänä.

11§ Tapahtuman järjestäminen klusterilla

Jos järjestö järjestää klusterilla tapahtuman on tästä tehtävä
merkintä klusterin sähköiseen varauskalenteriin.

12§ Käyttäytymissäännöt

Tupakointi ei ole sallittu sisätiloissa. Avonaisten juoma-astioiden
vieminen eteiseen on yleisen siisteyden nojalla kielletty. Roskat on
vietävä niille tarkoitettuun paikkaan. Tilassa nukkuminen on
ehdottomasti kielletty kaikkina aikoina ja kaikissa tilanteissa.

Muita rakennuksen käyttäjiä häiritsevä toiminta, kuten kovaääninen
musiikki, on kielletty aikavälillä 07.00 - 18.00.

Klusterilla oleskelu on kielletty aikavälillä 07:00-12:00. Hiljainen
siivoaminen, ruuan valmistus sekä tavaroiden nouto ja palautus on
sallittu. Yllämainitusta toiminnasta on kuitenkin lähetettävä
leppis-avaimet-listalle viesti. Leppätalokomitean kokous voi myöntää
poikkeusluvan perustellusta syystä.

13§ Eläimet klusterilla

Eläinten tuominen klusterille on kielletty. Kielto ei koske opas- tai
avustajakoiria.

Hallinto ja päätöksenteko
-------------------------

14§ Leppätalokomitea

Klusteria hallinnoi Leppätalokomitea, jossa on yksi edustaja
jokaisesta järjestöstä. Järjestö voi vaihtaa edustajaansa
ilmoittamalla tästä komitean puheenjohtajalle.

15§ Leppätalokomitean puheenjohtaja

Leppätalokomitean puheenjohtajana toimii Matlun edustaja.
Puheenjohtaja toimii klusterin yhteyshenkilönä HYYn suuntaan ja vastaa
avainhallinnosta. Leppätalokomitea voi valita keskuudestaan
varapuheenjohtajan, joka hoitaa puheenjohtajan tehtäviä tämän ollessa
estyneenä.

16§ Leppätalokomitean kokoukset

Leppätalokomitea kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä
ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta tai kun vähintään kolme komitean
jäsenjärjestöä sitä vaatii. Leppätalokomitean kokoukset ovat
päätösvaltaisia, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä yhteensä
vähintään neljä muuta komitean jäsentä ovat paikalla.

Äänestyksen mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan kanta,
henkilövaaleissa ja suljetussa lippuäänestyksessä kuitenkin arpa.
Leppätalokomitean kokoukset ovat avoimia kaikille järjestöjen
jäsenille ellei komitea erityisistä syistä muuta päätä. Kokouksista
pidetään päätöspöytäkirjaa.

17§ Klusterikokous

Merkittävissä klusteria koskevissa asioissa päätösvaltaa käyttää
klusterikokous. Kokouksessa kullakin järjestöllä on käytettävissä yksi
ääni, jota käyttää järjestön hallituksen valtuuttama edustaja tai
hänen varaedustajansa. Varaedustaja käyttää äänioikeuttaan, mikäli
varsinainen edustaja on poissa tai on muutoin estynyt käyttämään
äänioikeuttaan.

Edustajilla tulee olla järjestön antama valtakirja
edustusoikeudestaan. Äänestyksen mennessä tasan ratkaisee
puheenjohtajan kanta, henkilövaaleissa ja suljetussa
lippuäänestyksessä kuitenkin arpa. Klusterikokouksissa on puhe- ja
läsnäolo-oikeus kaikilla järjestöjen jäsenillä. Kokouksista pidetään
päätöspöytäkirjaa.

18§ Klusterikokouksissa päätettävät asiat

Klusterikokoukset kutsuu koolle Leppätalokomitea. Kokouskutsu on
lähetettävä järjestöille viimeistään kolme viikkoa ennen kokousta.
Käyttösääntöjen muuttaminen ja muut erityisen merkittävät asiat on
mainittava kokouskutsussa, muut asiat viimeistään viikkoa ennen
kokousta toimitettavalla esityslistalla.

Klusterikokous voi kuitenkin 3/4 enemmistöllä päättää, että asia
käsitellään kiireellisenä, vaikka sitä ei ole esityslistalla. Asiaa,
josta on mainittava kokouskutsussa, ei voi käsitellä kiireellisenä.
Klusterikokouksella on oikeus ottaa päätettäväkseen
Leppätalokomitealle kuuluva asia sekä muuttaa Leppätalokomitean
päätöksiä.

19§ Klusterin ylläpito ja irtaimisto

Matlu vastaa klusterin ylläpidosta ja juoksevista kuluista.
Järjestöjen odotetaan osallistuvan kustannuksiin suhteessa
käyttäjämääriinsä. Klusterille yhteisillä varoilla hankittu irtaimisto
on Matlun omaisuutta.


Avaimet ja lukitukset
---------------------

20§ Avainhallinto

Klusterin avainrekisteriä ylläpitää Leppätalokomitean puheenjohtaja.
Puheenjohtajalla on oikeus ottaa avain pois väärinkäytöksiin
syyllistyneeltä henkilöltä.

21§ Klusterin kulkuluvat

Järjestö voi perustellusta syystä myöntää kulkuluvan klusterin
ulko-oveen jäsenelleen tai virkailijalleen ilmoittamalla tästä
Leppätalokomitean puheenjohtajalle. Kulkuluvan myöntämisestä
henkilölle, jonka kulkulupa on otettu pois väärinkäytösten takia,
päättää Leppätalokomitea. Järjestö voi ottaa nimissään olevan
kulkuluvan pois ilmoittamalla tästä Leppätalokomitean
puheenjohtajalle.

22§ Sisätilojen avaimet

Jokaisella järjestöllä on oikeus riittävään määrään avaimia kokous- ja
kerhohuoneeseen sekä varastoihin. Avaimet ovat aina yksittäisen
henkilön nimissä, mutta niitä voidaan säilyttää lukitussa kaapissa tai
muussa riittävän turvallisessa tilassa järjestön virkailijoiden
saatavilla.

23§ Vastuu klusterin käytöstä

Klusteria käytettäessä jollain läsnäolijalla on oltava tilan käyttöön
oikeuttava kulkulupa. Jokainen kulkuluvallinen vastaa klusterilla
omasta toiminnastaan ja kulkuluvattomista vieraistaan. Jokainen
kulkulupa on sekä kulkuluparekisteriin merkityn henkilön että luvan
myöntäneen järjestön vastuulla.

24§ Klusterin ulko-ovet

Klusterin varsinainen ulko-ovi pidetään lukittuna, jos ovella ei ole
ketään valvomassa sisäänpääsyä. Rakennuksen muihin tiloihin ei saa
mennä ilman lupaa.


Siisteys ja siivoaminen
-----------------------

25§ Kengätön tila

Ulkokengät tulee jättää eteiseen. Jos ulkokenkiä joudutaan
poikkeuksellisesti käyttämään klusterilla esimerkiksi tavaroita
kuljetettaessa, tulee lattiat siivota välittömästi tämän jälkeen.

26§ Klusterin siisteys

Jokaisen käyttäjän tulee siivota jälkensä viimeistään poistuessaan.
Varauksen päättyessä sekä viimeisten käyttäjien poistuessa
varaamattomista tiloista tulee käytetyt tilat siivota vähintään yhtä
hyvään kuntoon kuin saavuttaessa.

27§ Klusterin siivoaminen

Klusteri siivotaan lukukausien aikana viikoittain ja loma-aikana
tarvittaessa. Leppätalokomitea jakaa siivousvuorot lukukausittain HYYn
juhlatilojen varauksen jälkeen. Siivousvälineiden hankinnan koordinoi
Matlun klusterivastaava.


Väärinkäytökset ja laiminlyönnit
--------------------------------

28§ Vahinkojen hyvittäminen

Järjestöt hyvittävät väärinkäytökset ja laiminlyönnit toimimalla
klusterin yhteiseksi hyväksi Leppätalokomitean päättämällä tavalla.

29§ Käyttöoikeuksien rajoittaminen

Jos väärinkäytös tai laiminlyönti on vakava tai järjestö syyllistyy
sellaiseen toistuvasti, voi klusterikokous päättää järjestön
käyttöoikeuksien rajoittamisesta määräajaksi. Järjestö ei saa
osallistua päätöksentekoon sen käyttöoikeuksien rajoittamisesta, mutta
sillä on oikeus tulla kuulluksi.